Quelle que soit la taille de l’organisation, tout bon dirigeant doit se munir de méthodes pertinentes pour gérer son activité avec efficacité, pour prendre les décisions adaptées, que cela concerne les ressources humaines, la gestion financière, la production, le développement commercial… La navigation à vue ne fait jamais bonne figure dans le plan de développement d’une société. Pour rendre celle-ci rentable et pérenne, il est essentiel de mettre en place des actions concrètes et assurer leur suivi, en clair, de la piloter. Mais difficile de piloter son activité en l’absence de tableau de bord. Zoom sur cet outil de pilotage et d’aide à la décision et à l’amélioration de la performance en entreprise à inclure dans vos apps.

 

Quel est le rôle du tableau de bord ?

Le pilotage constitue une mission centrale au sein de l’entreprise. Il s’y exerce à tous les niveaux de profession et dans l’ensemble de ses départements. L’outil de pilotage principal est le tableau de bord, qui va bien au-delà de la perception traditionnelle et obsolète usuelle de sa nature et de son rôle. Il ne se résume pas en effet à la simple préparation d’un budget, à l’élaboration de rapports ayant trait à la finance, à la comptabilité ou au reporting dans une feuille Excel. Au contraire, de nouvelles apps et solutions innovantes ont vu le jour pour améliorer le pilotage budgétaire avec Anaplan par exemple.
Le tableau de bord est plutôt un outil d’analyse de données servant à mesurer les progrès réalisés en vue de l’atteinte des objectifs de rentabilité d’un organisme. Il sert en outre à déterminer et à corriger les écarts et dysfonctionnements entre les buts fixés et les résultats financiers ou physiques obtenus. C’est un instrument qui invite à la réflexion : doit-on poursuivre sur cette voie ? Nos actions requièrent-elles un renforcement ? Y a-t-il lieu de modifier notre démarche de fond en comble ?
C’est une méthode synthétique qui fournit une vision passée, présente et future de l’entreprise. Il permet de restreindre les doutes découlant d’une prise de décision, de contrôler la prise de risque et d’anticiper les événements. Il permet d’avoir une perception réaliste d’une situation, partagée par tous les membres de la direction et managers concernés, sans possibilité d’interprétation.

 

Les principales étapes de sa construction

Les six principales étapes menant à la conception de tableaux de bord sont les suivantes :

• Définition exhaustive des objectifs, des axes de progrès,
• Élaboration des méthodes et des moyens menant à l’atteinte de ces objectifs,
• Attribution des objectifs à chacun des responsables concernés,
• Sélection des KPI,
• Construction du TB,
• Vérification de la pertinence de l’outil (piste d’audit du reporting).

 

Le choix de ses indicateurs de performance

Les KPI (Key Performance Indicators) doivent être choisis avec soin pour soutenir convenablement le gestionnaire dans l’analyse de l’efficacité de ses actions. Il faut se garder de créer des tableaux de bord remplis d’indicateurs clés incohérents, dépourvus de logique. Au mieux, ils tomberont aux oubliettes parce que complètement inutiles. Au pire, ils occasionneront des dommages puisqu’ils peuvent inciter à prendre des décisions erronées.
La bonne pratique exige le respect de certaines règles : un nombre limité d’indicateurs clés (idéalement entre cinq et neuf), qui doivent être lisibles, fiables, compréhensibles et pertinents ainsi qu’une diffusion aux intervenants concernés suivant une fréquence prédéterminée. Il faut savoir de plus que les indicateurs clés ne sont pas uniquement d’ordre financier. Ils peuvent correspondre aux préoccupations des salariés, au taux de roulement du personnel, à la formation…
Si l’utilisation de tableurs Excel peut bien entendu être envisagée pour des projets de petite envergure, il est préférable d’opter pour de véritables apps d’outils de reporting, à la prise en main facile et pourvues d’une bonne ergonomie, en mesure de convaincre toutes les personnes impliquées, quelles que soient leurs compétences vis-à-vis des outils numériques. Une solution hébergée (cloud) peut également constituer une piste intéressante qui permet de faciliter le processus de maintenance.