Dans le paysage des avancées technologiques qui ont fortement impacté le quotidien des entreprises ces dernières années, on trouve la dématérialisation des processus administratifs. Dans cet article, nous allons analyser comment, en dématérialisant ces processus, vous pouvez « réinventer » votre entreprise.

Le contexte de la transformation numérique des entreprises en 2023

Tout d’abord, rapide retour sur le contexte de la transformation numérique des entreprises en cette fin d’année 2023. Expression largement utilisée et souvent mal comprise, la transformation numérique (ou « transformation digitale » ou « digitalisation »…à vous de choisir 😉) qualifie le processus continu de changement et d’adaptation au paysage numérique en constante évolution.

Infusée au fil de ces dix dernières années dans les entreprises, la transformation numérique est peut être vue comme un réalignement fondamental de la manière dont les entreprises opèrent et délivrent de la valeur à leurs clients. Ou comment devenir plus efficace, plus flexible et plus rentable grâce à la technologie. La digitalisation est à la fois un moteur de l’innovation et de la croissance, et un catalyseur pour le changement et l’amélioration continue.

Au risque de perdre en compétitivité face à des concurrents « en avance » dans leur digitalisation, il est donc désormais vital pour une entreprise de comprendre à la fois la démarche, et comment se transformer peut lui permettre d’améliorer directement ses résultats.

Dans ce contexte, il est notamment essentiel de repenser les processus traditionnels. Il ne suffit plus de « faire les choses comme on l’a toujours fait ». Se transformer c’est accepter d’adopter une approche plus flexible, plus agile et plus innovante. Cela signifie de repenser des processus qui peuvent sembler anodins, comme l’administration quotidienne…et de les dématérialiser.

Processus prioritaires pour la dématérialisation

Pour déterminer où commencer, il est nécessaire d’analyser vos processus existants. Quels sont ceux qui prennent le plus de temps ? Quels sont ceux qui pourraient être simplifiés ou automatisés ? En identifiant ces priorités, vous pouvez vous assurer que vos efforts de dématérialisation auront le plus grand impact.

A savoir que la « démat’ » offre de nombreux avantages. Elle peut contribuer à :

• augmenter l’efficacité, réduire les coûts et améliorer la durabilité ;
• améliorer la satisfaction des collaborateurs en simplifiant leur travail et en réduisant le fardeau administratif ;
• donner à votre entreprise un avantage concurrentiel en vous permettant d’innover plus rapidement.

Globalement, il est admis que la dématérialisation, lorsque la démarche est bien réalisée, a un impact significatif sur la compétitivité d’une entreprise. En automatisant les processus administratifs du quotidien, vous pouvez en effet libérer du temps et des ressources pour vous concentrer sur des tâches plus stratégiques, comme l’innovation…

Outils et technologies de dématérialisation

Il existe de nombreux outils et technologies disponibles pour aider à la dématérialisation. Qu’il s’agisse de logiciels de gestion de documents ou de plateformes unifiées comme celle proposée par le français LegalySpace, ces outils peuvent réellement transformer votre entreprise (ou du moins une grosse partie de vos processus).

Bien évidemment, il ne suffit pas de choisir un outil ou une technologie au hasard (ce serait trop beau), mais d’opter pour une solution qui répond à vos besoins spécifiques. Cela implique en amont de bien maîtriser vos processus, vos objectifs et vos enjeux, pour faire le bon choix…

Mise en œuvre et gestion du changement

Mais alors quelles sont les étapes clés pour une mise en œuvre réussie de la dématérialisation ? La démarche nécessite tout d’abord une planification minutieuse, une communication claire et un engagement assumé vers le changement. Cela impliquera forcément de former les employés à de nouveaux outils et technologies, de revoir les processus et de mettre en place de nouvelles politiques. Soyez-y préparés !

La gestion du changement est en effet une partie essentielle de la mise en œuvre de la dématérialisation. Vous devez nécessairement obtenir l’adhésion des employés et les impliquer dans le processus, que ce soit en leur exposant clairement les avantages de la dématérialisation (un minimum), ou en leur offrant une formation dédiée avec un support continu le temps de la transition.

Deux exemples de réussites pour la route !

Au rayon des transformations numériques / démarches de dématérialisation réussies on trouve par exemple Amazon, qui a réussi à passer d’une librairie en ligne en un géant du commerce électronique et de la technologie. Elle a su miser sur son expérimentation continue de la dématérialisation pour innover et améliorer constamment son expérience client.

Netflix, doit également sa réussite à la dématérialisation puisque l’entreprise américaine à fait le pari de transformer son service de location de DVD par la poste, en service de streaming vidéo. Résultat, Netflix est aujourd’hui un leader mondial sur son marché…

Deux exemples connus certes, mais toujours inspirants 😉 !

 

En résumé, la dématérialisation des processus administratifs du quotidien est une étape essentielle pour faire progresser votre entreprise. En adoptant cette approche, tout en respectant un cadre de sobriété numérique, vous pouvez améliorer l’efficacité, réduire les coûts, augmenter la satisfaction des employés et rester compétitif dans un contexte économique qui pardonne de moins en moins les erreurs !